バックオフィスDXソリューション

FAX・⁠メールの​注文書から
請求・⁠会計まで​自動化

届いた​注文書を​AIが​読み取り、​受注の​登録から​帳票の​発行、​会計ソフトへの​データまでを​1つの​システムにします。

受注の​手入力は
1回
稼働まで​(基本)
2〜⁠3か月
FAXで​届いた​注文書と、​AIが​読み取った​明細。​前回の​受注と​同じ​品目と、​品目の​マスタに​無い​品目を​見分けて​表示する

01仕組み

注文書の​読み取りから、​会計の​データまで
担当者の​仕事は​確認と​登録に

注文書の​読み取りは​AIが​下書きし、​担当者は​原本と​並べて​確認したうえで​登録します。​その後の​帳票と​会計の​データは、​受注の​明細から​作成します。

手順01

FAXも​メールも​注文書の
読み取りと​入力を​自動化

FAX・⁠メール・​PDFで​届く​注文書から、​品番・​数量・​納期を​読み取ります。​担当者は​原本と​見比べて​登録します。

  1. 前回と​同じ品目過去の​受注と​照合して表示
  2. マスタに​無い品目登録の​前に​確認する品目
  3. 過去の単価得意先ごとの​前回の単価
受信箱の画面。AIが読み取った明細ごとに、注文書の書き方・商品・数量・単価と、前回と同じ・マスタに無いの判定を表示している 123

手順02

見積書から​請求書まで
帳票の​作成を​自動化

登録した​受注の​明細から、​見積書・​注文書・​納品書・​請求書を​作成します。​番号と​日付で、​見積から​請求までの​つながりを​たどれます。

  1. 見積から​請求までの日付見積・⁠受注・​発注・​納期回答の順
  2. 関連伝票この​受注から​作成した帳票
  3. 帳票の番号見積書・​注文書の​番号と状態
受注明細の画面。見積・受注・発注・納期回答の日付と、関連する見積書・手配・仕入明細・納品書の番号 123

手順03

手配・​入荷・​納入の
状況を​明細ごとに​一覧化

受注明細ごとに​手配・​入荷・​納入の​状態を​一覧にし、​前月から​残る​入荷待ち・​納入待ちを​一覧の​上に​表示します。

  1. 前月から​残る​入荷待ち・​納入待ち件数と金額
  2. 状態ごとの件数未手配・​発注済・​入荷済・​納入済
  3. 受注明細の一覧得意先・​品名・​数量・​納期
受注明細の一覧。前月から残る入荷待ち・納入待ちの件数と、未手配・発注済・入荷済・納入済ごとの件数 123

手順04

請求の​締めから
会計への​連携まで​自動化

得意先の​残高と​売上を​確認して​一括で​締め、​売上・​仕入の​データを​会計ソフト・⁠販売管理ソフトへ​出力します。

  1. 締めの​グループ20日締め・⁠月末締めなど
  2. 締切日対象の​請求先を​締切日で抽出
  3. 請求先ごとの残高前回残高・​入金・​売上
請求の締めの画面。締めのグループと締切日、対象の請求先の数、請求先ごとの前回残高・入金・売上 123

02特長

帳票と​単価の​決め方に
合わせた​1つの​仕組み

帳票の​様式、​得意先ごとの​単価や​掛け率、​番号の​付け方まで、​現行の​運用に​合わせて​構築します。

受注の​手入力
1回

注文書・​納品書・​請求書と​会計の​データは、​登録した​受注の​明細から​作成します。

稼働までの​期間​(基本)
2〜⁠3か月

書類の​現物と​現在の​Excelから​始め、​試作の​画面で​確認しながら​進めます。

現行の​システムとの照合
リアルタイム

現行の​システムを​止めずに​データを​写して​照合し、​合う​ことを​確認してから​切り替えます。

安心して​使う​ための​仕組み

  • 取引の​記録を​消さない削除は​取消の​印を​付けるだけにし、​原本と​履歴を​残します。
  • 見られる​範囲を​役割で​分ける原価・⁠粗利は、​権限の​ある​人の​画面にだけ​表示します。
  • 操作の記録誰が​いつ登録・​修正・​発行したかを​記録します。
  • 毎日の控えデータの​控えを​毎日​取り、​別の​場所にも​写します。

03機能

受発注の​業務の​順に​並べた機能

受注

注文書の​読み取り
FAX・​PDF・​写真の​注文書から、​品番・​数量・​納期を​読み取ります。
手​書きの​読み取り
手​書きの​品名・​数量・​備考も​読み取ります。
前回の​受注との照合
前回と​同じ​品目、​マスタに​無い品目、​過去の​単価を​表示します。

帳票

帳票の発行
見積書・​注文書・​納品書・​請求書を、​受注の​明細から​作成します。
帳票の​つながり
番号と​日付で、​見積から​請求までを​たどれます。

納期・​入荷

納期の一覧
明細ごとの​手配・​入荷・​納入の​状態を、​納期の​順に​表示します。
遅れと​漏れの検知
入荷遅れ・⁠未手配・​回答待ちと、​帳票の​未発行を​一覧にします。

請求・​会計

請求の締め
締めの​グループと​締切日ごとに、​残高と​売上を​確認して​締めます。
会計ソフトへの出力
売上・​仕入の​データを、​会計ソフト・⁠販売管理ソフトへ​出力します。

全体の管理

見られる​範囲の管理
原価・⁠粗利は、​権限の​ある​人の​画面にだけ​表示します。
操作の記録
誰が​いつ登録・​修正・​発行したかを​記録します。
データの移行
現行の​システムと​Excelの​データを​写し、​照合して​取り込みます。

041日の変化

入力と​転記の​時間を、
確認と​取引先の​対応へ

読み取りと​転記を​システムが​受け持ち、​受発注担当者は​内容の​確認と、​取引先への​対応に​時間を​使えます。

現在

手入力3時間 転記2.⁠5時間 確認2.⁠5時間

導入後

取引先への​対応・​ほかの業務約7.⁠5時間

確認と登録約30分

05進め方と費用

書類の​現物と​Excelから始め、
基本は​2〜⁠3か月で稼働

試作の​画面で​操作を​確認しながら範囲と​仕様を​決め、​現行の​システムを​止めずに​移行します。

1か月目業務の整理

現在の​書類と​Excelを​読み、​転記と​打ち直しの​箇所を​洗い出します。

業務の​流れの​ご説明、​書類と​Excelの​ご共有

2か月目試作・​要件定義

試作の​画面で​操作を​確認しながら、​範囲と​仕様を​決めます。

試作の​画面の​ご確認

3か月目実装・⁠データの移行

システムを​実装し、​現行の​データを​写して​取り込みます。

移行する​データの​ご共有、​操作の​ご確認

稼働後照合・​切り替え

照合が​合う​ことを​確認して​切り替え、​機能の​追加と​改善を​続けます。

照合の​結果の​確認、​切り替えの判断

費用

費用は、​対象の​業務と​帳票の​数で​決まります。​無料の​「システム開発かんたん診断」⁠では、​質問に​答えると、​最短3分で​画面の​イメージと​概算の​費用を​確認できます。​お見積りは、​業務の​流れを​伺ったうえで​作成します。

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06よく​ある​ご質問

導入の​前に​よくいただく​ご質問

取引先に、​注文の​送り方を​変えていただく​必要は​ありますか。

変えていただく​必要は​ありません。​FAX・⁠メール・​PDFで​届く​注文書を、​そのまま​受け付けます。

手​書きの​注文書も​読み取れますか。

手​書きの​品名・​数量・​備考も​読み取ります。​読み取った​内容は、​登録の​前に​担当者が​原本と​並べて​確認します。

現行の​販売管理・​会計ソフトは​使い続けられますか。

使い続けて​連携する​ことも、​新しい​システムへ​置き換える​こともできます。​置き換える​場合は、​並行稼働で​照合が​合った​あとに​切り替えます。

業務の​一部から​始められますか。

始められます。​業務の​一部から​稼働し、​機能を​順に​追加する​こともできます。

社内に​システムの​担当者が​いなくても、​進められますか。

進められます。​業務を​担う方に​現在の​書類と​Excelを​ご共有いただき、​試作の​画面で​確認しながら​進めます。

注文書の​内容を​生成AIに​送っても、​問題は​ありませんか。

法人​向けの​サービスを、​送った​書類を​提供元に​保存させない​設定で​使用します。​送った​データは、​AIの​学習に​使用されません。

対象の​業務が​決まっていなくても、​相談できますか。

決まっていない​段階から​ご相談いただけます。​現在の​業務の​流れを​伺い、​手間の​かかっている​箇所の​整理から​始めます。

お問い合わせ

受発注の​業務に​ついて、
ご相談ください

現在の​書類と​Excel、​お使いの​システムを​伺い、​どこから​仕組みに​するかを​ご提案します。​サービス​資料​(PDF)⁠の​送付も、​こちらから​承ります。

サービス​資料​(PDF)⁠の内容

サービス資料「バックオフィスDXソリューション」の表紙 資料のページ「ソリューションの全体像」。届く書類から、読み取り・受注の登録・帳票の発行、送付先と会計ソフトまでの構成図 資料のページ「帳票の読み取り(AI-OCR)」。FAXで受信した注文書と、読み取った受注データの表
  • 受発注の​課題の整理
  • 改善後の​業務の流れ
  • システムの​全体像
  • 帳票の​読み取り​(AI-OCR)
  • 移行と​安全の​仕組み
  • 進め方と期間
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