Knowledge & Data

Excel・​Accessの​仕様書化

作成者しか​把握していない​Excelや​Accessの​仕組みを​読み解き、​仕様書として​書き出します。

  • 01作成者が​不在でも、​マクロや式の​意味を​業務の​用語で​書き出します
  • 02値引きの​条件や​端数処理など、​ファイルに​埋もれた​社内の​決まりを​表に​整理します
  • 03再構築の​前に​決めて​おくべき点を、​行番号を​添えて​挙げます

INPUT見積計算を​行う、​見本の​マクロに​なります

VBAのコード。単価表を検索する繰り返し処理と、数量による値引き、特定の得意先の特別価格

OUTPUTマクロを​読み解いて​作成した、​仕様書に​なります

仕様書の1ページ目。概要・入力・計算・出力・例外・確認事項

提供内容

マクロ付きの​Excelや​Accessの​ファイルを​洗い出し、​シートや​ファイル間の​関連を​図にします。​式や​分岐は​行ごとに​読み解き、​処理の​内容を​業務の​用語で​仕様書に​書き出します。

値引きの​条件や​端数処理のような​社内の​決まりは、​条件と​結果の​表に​整理します。​式の​中で​意図が​不明な​箇所は、​行番号を​添えて、​再構築の​前の​確認事項として​挙げます。​仕様書を​もとに、​再構築・​継続利用・​廃止を​判断します。

OUTPUT仕様書に​記載した、​再構築の​前の​確認事項に​なります

確認事項(行はマクロの行番号)。行・確認事項:73〜79、品番が単価表に無い場合、直前の明細の単価のまま計算される/94・96・124、端数処理が統一されていない(切り捨てと、偶数に丸めるRoundが混在)/92、特別価格に「H21年度のみ」と記載があるが、期限の判定が無く現在も適用されている/39、エラーを無視する指定が最後まで有効で、PDFの保存に失敗しても「保存しました」と表示される

仕組み

ファイルを​洗い出し、​関連と​処理内容を​読み解いたうえで、​再構築・​継続利用・​廃止を​判断します。

運用中のファイル:マクロ付きのExcel・Accessのデータベース・外部参照で連携した表・作成者が不在のもの。工程:ファイルの洗い出し(マクロの有無、外部参照、最終更新者を集計します)→関連の抽出(シート間・ファイル間の関連を図にします)→処理内容の言語化(式と分岐の処理内容を、業務の用語で記述します)→再構築の判断(仕様書をもとに、再構築・継続利用・廃止を担当者が判断します)
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